Zapirate podjetje ali s.p. in se sprašujete, kaj storiti s celotnim arhivom? Razumevanje rokov hrambe dokumentacije po zaprtju s.p. je ključnega pomena, da se izognete globam in morebitnim težavam z davčno upravo. Tukaj so konkretni koraki, na kaj morate paziti in katere roke morate upoštevati.
Korak 1: Razvrstitev dokumentov
Ne mešajte vsega v eno škatlo. Roki hrambe se namreč močno razlikujejo glede na vrsto listine:
- Poslovne knjige in letna poročila: Glavno knjigo, bilance stanja in izkaze poslovnega izida morate hraniti trajno. Ne uničite jih po desetih letih.
- Običajni računi: Izdane in prejete račune hranite 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo.
- Računi za nepremičnine: Če ste imeli poslovne prostore ali investicije, te račune hranite 20 let po poteku leta.
- Kadrovska dokumentacija: Pri določenih evidencah zaposlenih zakon zahteva trajno hrambo, kar je ključno za pravice nekdanjih delavcev.
Korak 2: Digitalizacija in varnostne kopije
Ne zanašajte se na stare CD-je, diskete ali USB-ključe, ki bodo morda čez nekaj let neberljivi. Pred zaprtjem izvozite vse pomembne podatke v dolgoročno berljiv format, kot je PDF/A. Naredite vsaj tri neodvisne kopije: eno aktivno, eno lokalno varnostno na drugem mediju in eno na drugi fizični lokaciji ali v oblačni hrambi.
Korak 3: Obvestite FURS
Največkrat spregledana obveznost ob zaprtju podjetja je obveščanje davčnega organa. Po 32. členu ZDavP-2 morate ob prenehanju FURS-u sporočiti, kje oziroma pri kom se bo dokumentacija hranila. Neupoštevanje te obveznosti lahko privede do glob, ki se za podjetnike gibljejo od 800 do 10.000 EUR.
Kaj storiti v primeru uničenega arhiva?
Če dokumentacijo uniči požar ali poplava, dogodek takoj dokumentirajte s fotografijami, zapisnikom in prijavo škode. Nato začnite rekonstrukcijo iz bančnih izpiskov, eDavkov in računovodskega servisa. Dokazljiva nesreča ni isto kot zavestno uničenje dokumentov.
Zaprtje podjetja zahteva natančno načrtovanje arhiva. Za pomoč pri ureditvi dokumentacije in pravilnem zaključku poslovanja stopite v stik z Virtual+ virtualna pisarna.
Podrobnejsa razlaga s tabelami in viri: Hramba poslovne dokumentacije po zaprtju podjetja