Neplačan dopust je pogosta past za delodajalce in računovodje. Ker se zakonodaja spreminja, je zastarelo nasveti s forumov lahko povzročili nepotrebne stroške. Letos so se spremenile določbe ZPIZ-2O, zato je treba postopek prilagoditi novim pravilom. Kaj natančno morate storiti, preden delavcu odobrite odsotnost?
Preverite podlage in sklenite pisni dogovor
Neplačana odsotnost je dogovorjena odsotnost v interesu delavca, zato je ne morete odrediti enostransko. Najprej preverite veljavno kolektivno pogodbo in interne akte. Z delavcem morate skleniti jasen pisni dogovor o trajanju odsotnosti. V njem določite tudi način obračuna prispevkov in morebitno povračilo obveznosti, ki po zakonu bremenijo zaposlenega. Ustni dogovor ni dovolj.
Zahtevajte simulacijo obračuna pred odsotnostjo
Najpogostejša napaka je miselnost, da če ni plače, je osnova nič. Pri neplačanem dopustu se uporabi posebna prispevna osnova, ki je vezana na plačo iz zadnjega meseca pred odsotnostjo. Ta se ustrezno valorizira. Zahtevajte od računovodstva, da vnaprej izračuna prispevno osnovo in ocenjeni strošek. Tako bo delavec vedel, koliko ga bo odsotnost stala, vi pa se boste izognili presenečenju.
Uporabite aktualni REK-O in preverite zavezance
Ne sledite nasvetom, da naj delavec enostavno povrne vse prispevke. Tak odgovor je preširok. Za vsak posamezni prispevek morate preveriti, kdo je zakonski zavezanec. Pri obračunu uporabite aktualni REK-O, ki ima za to posebno oznako P03. Zastareli REK-1 zapisi ne veljajo več. Od samega zneska neplačane odsotnosti se ne obračuna dohodnina kot od izplačane plače. Če delodajalec trajno prevzame obveznosti delavca, se lahko odpre vprašanje bonitete. Za pomoč pri izogibanju takšnim pastem se obrnite na Virtual+ virtualna pisarna.
Podrobnejsa razlaga s tabelami in viri: Neplačana odsotnost 2026: prispevki, plača in dohodnina